Plánování projektu
Plán projektu je formální, schválený dokument, který se používá jako vodítko pro realizaci projektu a projektového řízení. Primárně se plán projektu používá na zdokumentování předpokladů a rozhodnutí, usnadnění komunikace mezi zúčastněnými stranami, a zdokumentování schváleného rozsahu, ceny a harmonogramu. Plán projektu může být pouze souhrnný nebo velmi podrobný.
V plánování je nutné identifikovat potřebné zdroje, defininovat rizika a předpokladané omezení s jejich dopady. Činnost procesu vrcholí v sestavení realistického časového rámce a rozpočtu projektu a přípravě detailních plánů na realizaci projektu.
Plán projektu by měl optimálně obsahovat 4 základní otázky důležité pro projekt a jeho řízení:
- Proč? Z jakých důvodů se projekt realizuje? Jaký problém nebo nedostatek má projekt vyřešit? Proč je třeba vynaložit prostředky a úsilí na jeho realizaci?
- Co? Co je cílem a výstupem projektu? Jaké jsou hlavní produkty nebo výstupy projektu?
- Kdo? Kdo se na realizaci projektu bude podílet? A co bude povinností jednotlivých zúčastněných v rámci projektu? Jak budou účastníci projektu organizováni?
- Kdy? Jaký je harmonogram projektu? Jaké jsou významné milníky v průběhu realizace projektu? Jaká je časová osa projektu a kdy nastanou zvláště významné body označované jako milníky, je kompletní?
Cíle plánování
- nejkratší možný čas trvání projektu (souvisí také s náklady)
- nejnižší náklady
- nejmenší riziko
- efektivní využití zdrojů
Strategické cíle plánování by měly být SMART (specific - konkrétní, Measurable - měřitelné, Attainable - dosažitelné, Relevant - relevantní, Time-bound - časově vymezené)
Součásti plánu projektu
- stanovení rozsahu
- rozpis činností spjatých s projektem - struktura a členění prací
- časový harmonogram-milníky
- odhad nákladů - plán rozpočtu
- organizační uspořádání týmu, plán personálního zabezpečení
- přiřazení úloh a odpovědností pracovníkům
- určení délky trvání jednotlivých prací
- plán komunikace
- klíčová rizika, omezení a předpoklady plánované odezvy na rizika
- pomocné plány řízení rozsahu, harmonogramu, nákladů, ...
Podpůrné techniky
Brainstorming - vytyčení nápadů na projekt
SWOT analýza - určení silných a slabých stránek projektu
Ganttův diagram - harmonogram projektu
SWOT analýza
S - Strengths - charakteristika silných stránek projektu
W - Weaknesses - charakteristika slabých stránek projektu, jaké jsou nevýhody oproti konkurečním řešením
O - Opportunities - příležitosti na trhu
T- Threats - hrozby
Jednotlivé položky SWOT analýzy je vhodné ohodnotit, aby byla určena jejich důležitost. Na základě důležitosti je možné stanovit význam jednotlivých částí a zohlednit je při tvorbě strategií.
Brainstorming
Brainstorming je skupinová technika zaměřená na generování co nejvíce nápadů na dané téma. Je založena na skupinovém výkonu. Nosnou myšlenkou je předpoklad, že lidé ve skupině, na základě podnětů ostatních, vymyslí více, než by vymysleli jednotlivě.
- Před započetím se problém zopakuje.
- Mluvit by měl v jednom okamžiku pouze je
den. - Po fázi vymýšlení přijde na řadu výběr nejlepších nápadů ze všech zapsaných.
- Zveřejněné nápady by neměly být nikým komentovány ani hodnoceny.
- I ten zdánlivě nejhloupější může inspirovat ostatní.
- Podpora uvolněné atmosféry - U brainstormingu jde především o kvantitu nápadů. Pomáhá neformální prostředí, tým, který se navzájem zná, žádná kritika ostatních. Dobrá nálada podporuje divergentní (rozbíhavé) myšlení.
- Všechno zapisovat - Formální struktura brainstormingového týmu by měla obsahovat pouze zapisovatele, tedy člověka, který se nemusí nutně zúčastnit vymýšlení, ale zapíše všechny nápady, které byly řečeny. Čím více nápadů, tím pravděpodobnější je nalezení nejlepší varianty.
Harmonogram projektu - Ganttův diagram
Je označení pro časový plán projektu, který obsahuje posloupnost provedení jednotlivých činností, plánovaná data plnění těchto činností a klíčové milníky projektu. Harmonogram projektu bývá v praxi většinou vyjádřen formou Ganttova diagramu, který vyjydřuje časové návaznosti činností. Jednotlivé činnosti a dílčí procesy mohou probíhat souběžně a jejich dokončení může být podmíněno kteroukoliv z dalších rozpracovaných částí.
