Metody Project Managementu

Project management je umění vyvažování konkurujících cílů, řízení rizik a odstranění překážek, tak aby mohl být dodán produkt splňující potřeby zákazníků (ty, kteří platí účty) a koncovým uživatelům. Je to proces plánování, organizování, motivování a kontrolování zdrojů.

Hlavním cílem project managementu je dosáhnutí vytyčených cílů projektu a zároveň dbát všech omezení, ke kterým se řadí: rozsah, čas, kvalita a rozpočet.

Existuje celá řada přístupů k řízení projektových aktivit zahrnující iterační, inkrementální a fázové přístupy. K nejznáměnjším metodám patří PRINCE2 a PMBOOK

PRINCE2

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environment) – je nejrozšířenější metodikou řízení projektů v Evropě. Metodika zahrnuje řízení na vysoké úrovni, řízení a organizaci projektu, ale nezahrnuje činnosti nižší úrovně, jako je plánování. Tvoří ho 7 principů, 7 procesů a 7 témat.

Procesy

  1. Start projektu (posouzení zda projekt vůbec zahájit) - jmenování vykoného a projektového manažera, vytvoření manažerského týmu, příprava projektu (project brief), naplánování dalších kroků
  2. Inicialize projektu - vytvoření celého plánu projektu, sestavení project initial document, zpřesnění obchodního případu (bussines case) a rizik, dohodnutí přístupu k řízení projektu
  3. Strategické řízení projektu (projektová rada řídí projekt) - projektová rada určuje proces řízení projektu, schvaluje zahájení projektu, určuje etapy projektu (stage plan), a jak bude projekt ukončen
  4. Řízení etap (manažer zadává úlohy, zachytává problémy) - projekt je rozdělen do etap a tyto etapy jsou kontrolovány a řízeny (pracovní balíčky), pokroky jsou sledovány a hodnoceny, jsou zde zachytávány a zkoumány problémy objevující se v projektu a jsou příjmány nápravná opatření
  5. Správa hranic etapy (kontrola toho co mělo být uděláno a co je třeba ještě dodělat) - určuje co mělo být uděláno do konce etapy, aktualizuje se plán projektu, hlásí se rizika, schvalují se změny
  6. Správa doručení projektu (vedoucí tým akceptuje pracovní balík – popis toho co se má dodat a jak při tom postupovat) - týmový manažer, členové týmu i dodavatelé ví co má být vyrobeno a dodáno, jaké jsou náklady a časový harmonogram, plánovaný produkt je dodán na očekávání a v mezích tolerance, jsou sestaveny přesné informace o pokroku, dochází k přijetí pracovního balíčku jeho spuštění a doručení.
  7. Uzavření projektu - vyřazení projektu, identifikaci následných aktivit, ohodnocení projektu
Základní principy

  1. Učení se ze zkušeností (Learning from experience) - před námi mnoho organizací realizovalo podobné projekty a ne vždy skončily podle očekávání. Získejme zkušenosti z podobných projektů, vyhněme se chybám, které udělali při jiných projektech a aplikujme pozitivní zkušenosti. Nedržme se pořekadla "člověk se učí na vlastních chybách .." ale radši "jen blázen se učí na vlastních chybách, rozumný člověk se poučí na chybách jiných ...".
  2. Definované role a odpovědnosti (Defined roles and responsibilities) - aneb kdo tady tomu velí platí i pro projekty. Musí být jasně definována projektová struktura, linie podřízenosti a reportování a všichni účastníci musí přijmout a odsouhlasit své role.
  3. Řízení po etapách (Manage by stages) - znáte tu otázku "jak se dá sníst slon?" No přece, že si ho rozkrájíte na menší části. Totéž platí i projektech. Projekty musí být rozděleny na menší manažovatelné části, u kterých si mohu jednoduše zkontrolovat zda dodržuji plán nebo ne.
  4. Řízení s výjimkami (Manage by exceptions) - pokud projektový manažer dostane přesně určenou částku, kterou má utratit a přesný čas, dokdy má práci dokončit, v podstatě ztrácí možnost řídit projekt. Překročil rozpočet o 100 €, protože zdražil stavební materiál, nebo se zdržel o jeden den, protože měl chřipkovou epidemii v týmu? Znamená to, že musí žádat o výjimku? Čekání na schválení výjimky naopak nezpůsobí další zdržení nebo zdražení? Nebo naopak, ušetřil 1000 € a dokončil práci o týden dříve, znamená to že neuspěl? Pokud nemá přidělené určité tolerance od-do, ve kterých se může pohybovat bez toho, že by musel žádat o schválení nadřízenou autoritu, tak ztrácí schopnost řídit projekt a jen doručuje žádosti nadřízenému a čeká na jejich schválení.
  5. Zaměření na produkty (Focus on products) - při úvahách o řízení projektu PRINCE2® upřednostňuje zaměřit se nejprve na produkty (dodávky projektu) a až potom na aktivity. Když si stavíte rodinný dům, tak v první řadě vás bude zajímat jak bude velký, kolik bude mít pokojů ... až pak se začnete zajímat jak se bude stavět.
  6. Přizpůsobení správy prostředí projektu (Tailoring to the project environment) - každý projekt je jiný velikostí, druhem dodávky, prostředím ... Je povinností projektového manažera, aby si řízení projektu přizpůsobil tak, aby ho mohl spolehlivě (a zároveň bez přílišné byrokracie) řídit.                                                     Čerpáno odtud
Témata

  1. Zdůvodnění projektu - bussiness case (důvody proč projekt realizovat – základní prvek PRINCE 2)
  2. Organizace (projektový vedoucí, uživatel, dodavatel)
  3. Plány (způsob jak je možné dosáhnout cíle)
  4. Postup (postup zjišťuje zda stav koresponduje s plány)
  5. Riziko (možná rizika)
  6. Kvalita (definované kvalitativní požadavky)
  7. Změna (kontrola změn v projektu)

 

PMBOK

Je metodika a příručka (PMBOK guide) pro projektové řízení vyvíjena neziskovou organizací zaměřující se na projektové řízení. Základem je shromažďování nejlepších praxí z oboru a uvedení jich ve standard pro řízení projektů. PMBOK je mezi ostatními standardy a metodikami nejstarší a nejobecnější. Svojí šířkou se snaží popsat všechny aspekty projektového řízení. Jedná se o metodiku vyvíjenou a používanou převážně v USA.

Cíle je dosahováno pomocí definovaných procesů. Každý proces má určený své vstupy a výstupy a techniky a návody, jak by měl být prováděn.

Skupiny procesů
  • Iniciační procesy -  provádí definici nového projektu, nebo nové fáze existujícího projektu, získavají se povolení k zahájení projektu
  • Plánovací procesy - procesy potřebné k stanovení rozsahu projektu, upřesnění cílů a definice činností potřebných k dosažení cíle
  • Realizační procesy - procesy jsou prováděny za účelem splněnění vytyčených plánů
  • Monitorovací a ovládací procesy - procesy potřebné k sledování , hodnocení a regulování průběhu projektu, identifikují se oblasti ve kterých jsou požadovány změny a zahajují se práce s tím spojené
  • Ukončovací procesy - dokončují se všechny činnosti a formálně se ukončuje projekt
Znalostní oblasti
  • Řízení integrace projektu
  • Řízení rozsahu projektu
  • Řízení času projektu
  • Řízení nákladů projektu
  • Řízení kvality projektu
  • Řízení lidských zdrojů projektu
  • Řízení komunikace projektu
  • Řízení rizik projektu
  • Řízení obstarávání projektu
  • Řízení zainteresovaných stran projektu

 

Kam dál?